毕业生档案管理工作是学校的重要基础工作之一，为做好毕业生档案材料的收集、归档和管理工作,实现学生档案管理工作的规范化、制度化,更好地为学生工作服务,特制订本办法。
一、学生档案管理的职责
1.学生工作处负责制定和完善毕业生档案管理办法；
2.学生工作处负责在规定的时间内接收和转寄毕业生档案；
3.学生工作处负责所有缓派、暂不毕业毕业生档案的保存及后续手续的办理；
4.各学院负责新生档案核查、毕业生档案整理及档案安全保管工作。
二、毕业生档案归档范围
按照相关规定毕业生归档的主要材料包括：高校毕业生登记表、毕业生学业成绩表、电子学籍卡、优秀毕业生评审表、受处分学生的处分材料（已提出书面申请取消处分并获得批准者的材料不放入档案）、入党(团)材料、报到证存根（白色联）、高考原始档案、高考招生名册复印件（加盖学校公章），专升本还应包括专科档案。
三、毕业生档案管理办法
（一）在校生档案管理办法
1.每年秋季在新生入校一个月内按照学籍科要求核实新生档案材料，核实无误后完成建档。
2.学生在校期间，档案以班级为单位在各学院学生工作办公室保管。
（二）中途离校学生档案管理办法
对于中途由于某种原因不能继续在学校学习完成学业的学生，由学生提出书面自带申请，连同学校退学文件和学生身份证复印件交系部审核并存档，档案密封交与学生本人带离。
（三）应届毕业生档案管理办法
1.毕业生档案属于机要材料，按照省人社厅要求，档案转寄须通过中国邮政邮寄或专人送达，毕业生不能自带。
2.毕业前已落实就业单位或升学的毕业生档案，在毕业生离校后一周内通过中国邮政寄送至档案接收部门。毕业生报到后务必及时到相关部门查询个人档案是否到达，如档案未到达，应及时与学校就业指导中心联系。
3.参加大学生服务西部计划的毕业生档案，按照省人社厅规定，毕业生档案暂时存放在就业指导中心档案室。服务期满后按照相关规定签发报到证，转出档案。
4.确定为暂不毕业的学生档案，在就业指导中心档案室保管。待取得毕业资格后，档案按规定转出。
5.毕业前考取研究生需要提前调档的，系部审核档案密封后与录取学校调档函原件一同转就业指导中心，通过中国邮政邮寄。
6.教务处确定暂不毕业的学生档案，存放至就业指导中心档案室。毕业生取得毕业资格后，按《报到证》地址通过中国邮政邮寄学生档案。
四、毕业生档案管理工作要求
1.档案内容要完整，不得短缺、遗漏。
2.要依据档案内容，如实在档案材料明细相应栏方框内划“√”。
3.为便于查找，要用铅笔在档案袋封面右上角注明学号、姓名。
4.毕业生档案装袋后由各学院认真审核、密封，封条启封处加盖系党总支公章。
5.爱护档案，查阅时不准在档案上划圈、涂抹、批注、删改，未经批准不得复制。
6.查阅、借阅档案时，需履行借阅手续，经学生工作处领导审批后方可查阅。
7.我校工作人员，因工作需要需查阅毕业生档案，在借阅时也需严格履行借阅手续，借阅人要爱护档案原件，用后及时归还。
8.外单位人员因政审需要查阅、借调毕业生档案时，必须持单位介绍信。
9.档案室工作人员必须严格遵守保密制度，不得随意将档案内容泄露他人。
10.未经学校学生工作处的同意，不得随意借阅毕业生档案。
11.档案室属机密重地，闲人不得进入。档案室内不准会客、聊天，严格杜绝各类事故的发生。
12.做好防火、防水、防潮、防盗、防有害生物、防尘、防光、防高温等工作，定期检查保管情况，确保档案的安全，做到无丢失、无霉变、无虫蛀、无差错。
五、本制度由学生工作处负责解释，自发布之日起执行。
学生工作处
2018年10月19日