山东财经大学东方学院采购管理办法（试行）

山东财经大学东方学院采购管理办法（试行）

第一章　总　则

第一条  为规范学校采购行为，保障采购质量，促进廉政建设，提高资金使用效益，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》、《教育部政府采购暂行办法》等有关法律法规，结合我校实际情况，制定本办法。

第二条  本办法所称的采购，是指学校在教学、科研、管理等活动中，以学校资金有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。

本办法所称货物，是指各种形态和种类的物品，包括材料、燃料、设备、产品、图书等。

    本办法所称工程，是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮以及绿化工程等。

本办法所称服务，是指除货物和工程以外的其他采购对象。

第三条   学校各部门、系部所有符合本办法第二条规定的采购行为，均适用本办法。

第四条   学校采购应当遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则、诚实信用原则和岗位分工与授权批准原则。

第五条   学校采购工作严格实行回避制度。在采购活动中，采购人员及相关人员与供应商（指提供货物、工程和服务的法人、组织或者自然人）有利害关系的，必须回避。供应商认为采购相关人员与其他供应商有利害关系的，可以申请让其回避。

前款所称相关人员，包括招标采购活动中评标专家小组的成员、竞争性谈判（磋商）采购中谈判小组的成员、询价采购中询价小组的成员等。

第六条   学校采购应当遵守学校有关资金管理办法，严格按照学校批准的预算执行。

第二章　组织机构

第七条  学校成立招标采购工作领导小组，由院长任组长，分管招标采购工作的副院长任副组长，成员包括院办公室、招标与采购管理处、纪检审计处、财务与资产管理处等相关职能部门主要负责人。招标采购工作领导小组的主要职责有：

（一）讨论决定招标与采购工作中的重大事项；

   （二）讨论、审定招标与采购工作规章制度；

   （三）讨论、审定重大项目的招标采购工作；

   （四）审定本应招标而因特殊情况无法实施招标项目的采购方式；

   （五）审定变更额度较大的基建工程和其他重大招标项目变更事宜。

第八条　学校招标采购工作领导小组下设招标采购管理办公室，办公室设在招标与采购管理处，招标与采购管理处负责人兼任办公室主任，招标采购管理办公室在招标采购工作领导小组领导下开展工作，主要职责有：

负责执行国家招标与采购法律法规，制订学校招标与采购管理规章制度，编报采购预算，下达采购任务，确定采购形式和方式，建设和管理评标专家库，确定每次采购的评标（谈判）专家，审核采购经费支出，受理采购投诉等。

第九条  招标与采购管理处是学校招标与采购工作的组织、执行机构，负责执行国家和学校各项采购法规和制度，制订采购管理实施细则，按照招标采购管理办公室确定的采购方式组织招标、谈判、询价等采购活动，负责采购合同的签订，参与监督采购合同的履约情况，收集供应商资料。

第十条　学校采购项目使用部门负责组织采购项目的调研、立项工作，部门采购预算的编制，提出采购标的物的选型，提供采购项目的技术参数及方案。

第十一条　学校纪检审计处是学校采购活动的监督机构，监督学校集中采购活动，受理对采购过程中违规、违纪、违法行为的举报，确保采购活动的公正、公开和公平。

第十二条  学校财务与资产管理处参与项目的论证、开标、评标及合同履行后的货物类验收、资产登记工作，负责对项目经费预算、付款方式和资金使用进行审核把关，负责采购过程中的投标（谈判）保证金、合同履约金管理，负责采购结束后质量保证金管理。

第十三条  学校根据采购工作的需要，依法组建项目评标专家小组。专家小组由学校相关职能部门和校内外有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，预算金额为3万元以上采购项目专家小组成员全部由校外专家组成。专家小组成员必须具有相关领域的工作经验，具备良好的政治思想素质，能坚持原则，秉公办事。

第三章　采购形式和范围

第十四条  采购形式分为学校集中采购、部门分散采购两种。

（一）采购限额标准：

1．学校各部门、系部分散采购限额：单项（价）及一次性采购金额在500元以下的低值易耗品等非固定资产类物品。

2．学校集中采购限额：单项（价）及批量采购金额在500元（含500元）以上的货物、工程、服务等采购。

（二）学校集中采购的范围:

1.货物类：家具、计算机设备及软件、办公设备、音视频设备、交通工具、各类专用设备、图书、批量低值易耗品（办公用品、材料、劳保用品等）等。

2.工程类：基建、装饰装修、修缮、园林绿化、安防、消防、通信系统、计算机网络系统、灯光音响系统工程等。

3.服务类：信息技术服务、物业管理服务、安保服务、法律服务、印刷服务、工程监理或设计服务、维修保养服务等。

                   第四章 学校集中采购方式

第十五条  学校集中采购采用招标采购方式和非招标采购方式。招标采购方式采用公开招标、邀请招标；非招标采购方式采用竞争性谈判（磋商）、询价、单一来源、协议供货、直接市场（含电商平台）采购等。

1．公开招标是指以招标公告的方式邀请不特定的供应商投标的采购方式；

2．邀请招标是指以投标邀请书的方式邀请3个以上特定供应商投标的采购方式；

3．竞争性谈判（磋商）是指公开邀请3家以上供应商就采购事宜进行谈判（磋商）的采购方式；

4．询价采购是指公开邀请不少于3家供应商，并对其提供的报价、质量、服务等进行比较，以确保价格具有竞争性的采购方式；

5．单一来源是指向特定供应商直接购买的采购方式。

6. 协议采购是指招标与采购管理处对通用项目，通过公开招标、谈判、询价等方式，择优定品牌、定价格（优惠比例）、定服务、定期限和定协议，向定点的供应商购买的方式。

7.直接市场采购是指对于小额或临时性采购项目，直接通过市场询价、比价方式选购产品。

第十六条  按照国家《工程建设项目招标范围和规模标准规定》，规定范围内的各类工程建设项目，包括项目的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料等的采购，达到下列标准之一的，必须进行招标：

1.施工单项合同估算价在400万元人民币以上的；

2.重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在200万元人民币以上的；

3.勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在100万元人民币以上的。

第十七条　达到公开招标限额标准及以上的单项或批量采购项目，属于下列情形之一的，经学校招标采购管理办公室审核、分管招标采购工作的副院长、院长批准，学校招标采购领导小组会议或院务会审议通过，可以采用竞争性谈判（磋商）采购方式：

1．招标后，没有供应商投标或没有合格标的；

2．采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；

3．技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的；

4．不能事先计算出价格总额的；

5．学校认定的其他情形。

第十八条　达到公开招标限额标准及以上的单项或批量采购项目，属于货物规格、标准统一且价格弹性不大的，经学校采购管理办公室审核、分管招标采购工作的副院长、院长批准，学校招标采购领导小组会议或院务会审议通过，可以采用询价采购方式。

第十九条　达到公开招标限额标准及以上的单项或批量采购项目，属于下列情形之一的，经学校采购管理办公室审核、分管招标采购工作的副院长、院长批准，学校招标采购领导小组会议或院务会审议通过，可以采取单一来源采购方式：

1．只能从唯一的供应商处采购；

2．发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；

3．必须保证原有采购项目一致或服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购的资金总额不超过原合同金额的百分之十的；

4．学校组织的集中采购活动中只有唯一供应商参与且必须进行的紧急项目。

5．学校认定的其他情形。

第五章　采购程序

第二十条使用部门确定采购需求后，向招标与采购管理处提出书面委托，固定资产类采购填写《山东财经大学东方学院固定资产购置审批表》、服务类采购填写《山东财经大学东方学院服务类项目采购审批表》、低值易耗品类采购填写《山东财经大学东方学院低值易耗品采购审批表》，需要进行招标的项目填写《山东财经大学东方学院招标项目审批表》，同时提供采购所需技术要求或规范、学校经费审批材料及其他相关资料，需要论证的项目同时提交项目论证报告。未列入采购预算的采购项目，不能进行采购；情况特殊，确需采购的，由使用部门在采购项目立项前上报院务会审议，追加或调整采购预算。

第二十一条　对于采购预算总额超过3万元的采购项目须经学校招标采购领导小组会议或院务会审议通过。

第二十二条　属于学校集中采购的项目，由学校采购管理办公室具体组织采购；属于分散采购的，由使用部门组织实施，但分散采购工作至少有2人及以上参加，并接受招标与采购管理处业务指导。

第二十三条　属于学校集中采购的项目，采购管理办公室根据采购申请，核对采购预算后，明确采购方式，送交招标与采购管理处执行。

第二十四条　招标与采购管理处根据采购审批文件受理采购项目，拟定采购文件，按确定的采购方式采购。招标与采购管理处不得改变采购方式，因情况特殊需改变采购方式的，由使用单位提出申请，经招标采购管理办公室审核、报学校采购领导小组审定后更改采购方式。学校各类采购应做好采购活动记录并存档备查，学校集中采购结果由招标与采购管理处负责在学校网站公示。

第二十五条　采购预算100万元及以上的项目的采购文件发布前，由招标与采购管理处组织专家论证，专家由采购管理办公室从专家库中抽取。

第二十六条　属于公开招标采购和邀请招标采购方式的项目，按《山东财经大学东方学院招标管理办法》组织实施。

第二十七条　属于竞争性谈判（磋商）、询价采购、单一来源采购方式的项目，由招标与采购管理处、财务与资产管理处、审计部门、使用部门等共同参与。谈判由招标与采购管理处组织，谈判小组成员由使用单位与校内外技术及经济方面的专家共3人及以上（单数）组成，谈判小组组长由成员推荐产生并主持谈判。技术与经济方面专家人数不得少于谈判组成员的2/3。技术及经济方面的专家由招标采购管理办公室从专家资料库中随机抽取。

对于通用设备等技术需求较低且采用符合要求的最低价法确定供应商的项目、询价项目或采购金额较小的项目，谈判及询价小组可由招标与采购管理处、使用单位、财务与资产管理处、审计部门组成。

第二十八条　项目使用单位要形成可以供招标与采购管理处编制采购文件的采购方案。采购预算50万元以上或技术较为复杂的采购项目可以委托专业机构编制采购方案。

第二十九条　对时间紧、专业性强、采购金额较小、技术要求特殊和不可预见因素较多的学校集中采购项目，使用单位要求跟单采购、自行采购等方式简化采购程序的，由使用单位提出申请，学校招标采购领导小组或院务会审批后实施。

第三十条　经过招标、谈判、询价等采购的结果原则上不得变更，采购文件、供应商的响应文件及采购过程中的承诺作为签订合同的依据。特殊原因需要变更采购结果的，由使用单位提出申请，经招标与采购管理处、审计部门审核同意，学校招标采购领导小组或院务会审议通过，并与供应商协商后实施。

第六章　采购合同

第三十一条　凡需要签订合同的学校集中采购项目，其供应商确定后，由使用单位、招标与采购管理处，在规定时间内与供应商协商起草合同，经院办公室（法律事务部门）审核后，招标与采购管理处按照《山东财经大学东方学院合同管理办法》规定程序，由学校签订合同。

签订采购合同前，供应商应向学校缴纳相当于采购项目金额5%至10%的履约保证金。供应商合同履行完毕，全额退还其交纳的履约保证金或转为质量保证金。

采购合同履行中，项目使用部门需追加与合同标的相同的货物、工程或服务的，在不改变合同其他条款的前提下，经学校采购领导小组或院务会审议，可以与供应商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原采购合同金额的10%。

第三十二条　长期供货合同及以“服务”为标的的采购合同，合同履行的最长期限不得超过1年。

第三十三条　采购合同生效后，双方必须全面履行合同规定的义务，不得擅自变更或解除合同。确需变更合同的，需经学校招标采购领导小组审核，分管招标与采购工作的副院长、院长审批。

第三十四条　参加招投标活动的供应商未能及时、足额交纳履约保证金并签订合同的，视为自动放弃中标权，经学校采购领导小组或院务会审议通过后，可按有关规定将采购合同授予中标供应商之后第一位的中标候选供应商。

第三十五条　因法律、法规或政策变化而导致合同规定的采购项目被禁止的，采购合同解除，招标与采购管理处应尽快向供应商说明解除合同的理由。

第三十六条　因不可抗力事件导致合同全部条款无法执行的，合同一方当事人可终止合同的执行，但应在事件发生后5日内通知合同的另一方。不可抗力事件仅影响合同部分条款执行的，经合同当事双方协商，其他条款可继续执行。

第三十七条　长期供货合同和以“服务”为标的的采购合同到期后，供应商能严格履行合同、市场变化不大的，由使用部门提出申请，招标与采购管理处审核，学校招标采购领导小组同意后，可续签合同，但续签合同不得超过2次。

第三十八条　供应商应当按照合同约定履行义务，完成已签约的采购项目。不得向他人转让已签约的项目，也不可将已签约的项目肢解后分别向他人转让。如有特殊原因需要转让的，需由使用部门提出申请，招标与采购管理处、审计部门审核，学校招标采购领导小组或院务会审议同意。

第三十九条　金额超过50万的采购合同在履行过程中，项目管理、使用单位应加强过程监控，根据需要组织相关人员对原材料采购、施工或加工等环节进行检查，确保采购项目按合同规定履约。

第七章　验收与付款

第四十条　学校集中采购的项目，需按学校相关验收制度验收。

第四十一条　验收合格后，供应商向学校申请退还履约保证金，招标与采购管理处审核同意后，告知财务与资产管理处退还履约保证金或将履约保证金转为质量保证金。未按合同履约的项目，违约处罚由项目管理、使用部门提出意见，招标与采购管理处按照采购法规和合同确定。

第四十二条　集中采购项目完成后由招标与采购管理处将验收报告、合同、发票等，在本部门审核后按学校财务制度审签。财务与资产管理处按审签后的凭证支付采购款，其中工程类项目支付结算款还需附审计部门或委托的其他审计机构出具的审计报告。不按集中采购规定程序、擅自进行分散采购的，财务部门不得付款。

由使用单位分散采购的项目，财务与资产管理处按审签凭证支付采购款。

第四十三条　应当加强对新增资产的管理，验收结束后，财务与资产管理处应及时办理新增固定资产的登记手续。

第四十四条　为确保资金安全，采购过程中原则上不支付预付款和进度款，并在采购文件中注明。属于以下情况的，可以支付不超过50%比例的预付款，超过50%的比例需要学校招标采购领导小组或院务会审议同意：

1．数额较大（100万元及以上标的）项目，由供应商垫付款项有困难的；

2．单一来源或进口设备等不支付预付款采购有困难的；

3．需要按进度支付工程款的工程类项目。

第八章　采购监督

第四十五条　纪检部门、采购管理办公室应当加强对采购活动的监督检查，其主要内容为：

1．采购的法律、法规和政策的执行情况；

2．采购项目的预算执行情况；

3．采购方式和采购程序的执行情况；

4．采购合同的履行情况；

5．其他应当监督检查的内容。

第四十六条　纪检部门、招标采购管理办公室发现正在进行的采购严重违反规定，可能给学校的公共利益造成重大损害或导致采购无效时，应及时报告招标采购工作领导小组，责令有关部门停止采购，并及时作出处理。

第四十七条　如发现违规采购行为、采购验收不合格的项目以及人为规避本办法规定的，纪检部门、采购管理办公室应通知财务与资产管理处拒付相应的采购款项。

第四十八条　学校采购工作应当接受上级部门以及社会的监督。各部门、系部、个人、供应商均可对学校采购活动中的违法违规行为进行投诉。

第四十九条　纪检部门负责受理有关学校采购的投诉，并在30日内将调查情况和处理结果答复投诉人。

第九章　责任与纪律

第五十条　招标与采购管理处、使用部门应当严格遵守学校采购管理规定，未经批准擅自采购、化整为零采购的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由学校给予行政处分，并承担相应的经济责任。

第五十一条　招标与采购管理处、使用单位有下列情形之一的，采购无效，由学校采购工作领导小组责令改正，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由学校给予行政处分，并承担相应的经济责任。

1．应当采用招标采购方式而未采用的；

2．擅自提高采购标准的；

3．与供应商违规串通的；

4. 接受供应商宴请、娱乐、馈赠、回扣、贿赂的；

5. 擅自透露对投标文件的评审和比较、中标候选人的排序情况以及与评标有关的其它情况的；私自涂改、篡改评审报告和评审结果的；

6. 未按采购回避制度回避的；

7．中标通知书发出后，无正当理由不与中标人签订采购合同的；

8．其他违反学校采购规定的行为。

第五十二条　供应商有下列情形之一的且严重影响学校教学、科研、管理秩序的，除按合同约定处罚外，视情节轻重，3年内或永久不得参与学校的采购活动。

1．供应商未按合同要求按时履约；

2．项目验收不合格且不愿整改；

3．项目验收不合格且未在规定期限内整改完毕；

4．项目验收不合格且整改后仍不合格；

5．未按合同约定履约，以次充好且无法整改。

第五十三条　供应商有下列情形之一的，采购无效，列入学校采购黑名单，永久不得参与学校的采购活动；给学校公共利益造成损害的，应当承担赔偿责任。

1．提供虚假材料，骗取学校采购供应商资格的；

2．提供虚假投标材料的；

3．采用不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；

4．与学校采购当事人员违规串通的；

5．中标后无正当理由不与学校签订采购合同的；

6．向学校采购当事单位和个人行贿或提供不正当利益的；

7．擅自变更或终止采购合同的；

8．其他违反学校采购管理规定的行为。

第五十四条　属于第五十二、五十三条所列情形而被列入禁止参加学校采购活动名单的，由纪检审计处建档，并通知招标与采购管理处实施。

第五十五条　不履行本办法规定，徇私舞弊、玩忽职守的人员，视情节轻重，由学校给予相应的行政处分，并承担相应的经济责任。

第五十六条　违反采购法规情节严重，构成犯罪的，移送司法机关追究刑事责任。

第十章　附　则

第五十七条本办法从公布之日起执行，由招标与采购管理处负责解释。凡与本办法不一致的规定，自本办法施行之日起停止执行。

二〇一八年十月十一日

附件一：学校采购范围及标准限额

附件二：山东财经大学东方学院固定资产购置审批表

附件三：山东财经大学东方学院服务类项目采购审批表

附件四：山东财经大学东方学院低值易耗品采购审批表

附件一：

                 学校采购范围及标准限额

附件二：

          山东财经大学东方学院固定资产购置审批表

备注：1、预算总额10万元以下固定资产类采购项目填写此表；

            2、申请部门应在使用日期前15日完成此表的审签并交至招标与采购管理处;

            3、采购明细可添加附件。

附件三：

         山东财经大学东方学院服务类项目采购审批表

备注：1、预算总额10万元以下服务类采购项目填写此表；

2、申请部门应在使用日期前20日内完成审签并将此表交至招标与采购管理处;

3、采购明细可添加附件。

附件四：

山东财经大学东方学院低值易耗品采购审批表

备注：1、预算总额10万元以下低值易耗品采购项目填写此表；

2、申请部门按月度申报，应在当月度20号以前提报下月度采购计划，完成审签后将此表交至招标与采购管理处;

3、采购明细可添加附件。